Was ist E-Sourcing?
- E-Sourcing: E-Sourcing ist ein web-basierter Einkaufsprozess, der ein Unternehmen in seiner Beschaffungsstrategie unterstützt. Beim E-Sourcing holen Ausschreiber von bestehenden und potentiellen Lieferanten Informationen und Preise ein, führen elektronische Verhandlungen in Form von eAuctions durch und arbeiten mit ihnen zusammen. Es ist somit ein strategischer Ansatz zur unternehmensweiten Spezifikation der Bedarfe, der internen Lieferantenrecherche, der Präqualifizierung geeigneter Lieferanten, der Anfrage und Ausschreibung der Bedarfe, der automatisierten Angebotsbewertung, der Durchführung elektronischer Auktionen (eAuctions), der effizienten Auswahl der richtigen Lieferanten für alle zu beschaffenden Waren und Dienstleistungen, der Vergabe und Vorbereitung von Bestellungen und Rahmenverträgen, dem Lieferantenmanagement und der Zusammenarbeit (Collaboration). Ausschreiber können je nach Unternehmen das Management selbst oder von ihm beauftragte Einkäufer oder Unternehmensberater sein. Die Schreibweise E-Sourcing folgt der Schreibweise E-Commerce laut Duden; der englische Begriff ist eSourcing.
Die zentralen Prozesse des Einkaufs, Ausschreibungen und Anfragen, gehören zum E-Sourcing. Es werden folgende Arten von Ausschreibungen und Anfragen unterschieden:
- RFI: Request for Information oder Informationsanfrage. Mit einem RFI sammelt der Ausschreiber (Käufer) erste Informationen auf übergeordneter Ebene von potenzielle Lieferanten und wertet diese aus. RFIs können sich auf die allgemeinen Fähigkeiten eines Anbieters oder auf Eigenschaften eines bestimmten Materials oder einer Dienstleistung beziehen, nicht jedoch auf dessen Kosten. Damit ist ein RFI ein Werkzeug zur Suche und zum Vergleich neuer und bestehender Bezugsquellen, zur Entwicklung einer Strategie von Beschaffungsvorgängen und zur Vorbereitung von RFP und RFQ.
- RFP: Request for Proposal oder Angebotsanfrage. In einem RFP übermittelt der Ausschreiber das Leistungsverzeichnis beziehungsweise die Spezifikation oder eine funktionale Leistungsbeschreibung des gewünschten Ergebnis an die potentiellen Bieter, das heisst er legt dar, was er kaufen möchte, und fordert die Bieter auf, eine detaillierte Antwort darauf zu geben, wie sie diese Bedürfnisse erfüllen würden. Dieser Vorschlag zielt entweder auf eine vom Ausschreiber vorgegebene Lösung ab, das heisst, im Leistungsverzeichnis ist spezifiziert, was gekauft werden soll, oder auf ein vom Käufer definiertes Ergebnis, das heisst, der Lieferant wird gebeten, eine Lösung für das vom Ausschreiber beschriebene Geschäftsproblem vorzuschlagen. RFPs fragen in der Regel nach spezifischen Antworten zu Unternehmen, angebotenen Materialien und Dienstleistungen sowie Preisen. Eine RFP ist das Werkzeug, das Sie verwenden können, wenn Sie wissen, was Sie möchten und dass die Lieferanten Ihnen mitteilen, wie sie es bereitstellen.
- RFQ: Request for Quotation oder Preisanfrage: Ein RFQ ist in der Regel der letzte Schritt in einem Sourcing-Prozess. Darin fragt der Ausschreiber den Preis und andere kommerzielle Kriterien wie zum Beispiel den Lieferbeginn, die Vertragslaufzeit, die Lieferbedingungen (Incoterms) und die Zahlungsbedigungen (zum Beispiel Vereinbarungen zum Skonto) ab. Ein RFQ kann eingesetzt werden, wenn der Inhalt der Ausschreibung oder Anfrage von Anfang an klar ist oder im Rahmen vorhergehender RFI und RFP geklärt wurde. In Abhängigkeit vom einzkaufenden Material oder Dienstleistung und dem Volumen führt der Ausschreiber technische Klärungsgespräche vor Einholung eines RFQ durch, um sicherzustellen, dass die Angebote entweder vergleichbar sind oder um entuell vorhandene technische und qualitative Unterschiede bewerten zu können. Oftmals führt der Ausschreiber Preisverhandlungen mit Bietern durch. Nach den Preisverhandlungen beziehungsweise im Falle von mehrere Runden von Preisverhandlungen nach jeder Runde führt der Aussschreiber ein RFQ durch. Die Ergebnisse eines RFQ werden tabellarisch in einem Preisspiegel dargestellt.
Passend zum jeweils zu einzkaufenden Material oder Dienstleistung wählt der Ausschreiber (Käufer) eine RFI, RFP, RFQ, eine Kombination aus allen drei Kategorien oder nur ein RFQ aus. In einzelnen Fällen wird auch ein dreistufiger Prozess gewählt, bei dem zuerst die RFI, dann die RFP und zuletzt die RFQ durchgeführt wird.
In einem professionellen Beschaffungsprozess werden heute Preisverhandlungen durch E-Auctions (eAuctions), also elektronische Auktionen, ergänzt oder ersetzt. E-Auctions führen regelmäßig zu niedrigeren Preisen für das einkaufende Unternehmen als Preisverhandlungen am Verhandlungstisch, sowie auch zu einer höheren Prozesseffizienz, mehr Transparenz und einer besseren Compliance. Voraussetzung für die Anwendung von E-Auctions ist, dass entweder das Material oder die Dienstleistung vergleichbar ist, oder dass der Ausschreiber eine sorgfältige Vorarbeit geleistet hat, mit der eventuell vorhandene technische und qualtitative Unterschiede der verschiedenen Angebote analysiert und bewertet werden. Als Startpreis einer E-Auction wird in der Regel der Betrag des letzten Angebots des RFQ angesetzt. E-Auctions gehören ebenfalls zum E-Sourcing.
- Desktop Purchasing (DTP): Ein Verfahren, mit dem Mitarbeiter eines Unternehmens über ein System selbständig Standardmaterialien bzw. C-Teile bestellen. Alle Folgeprozesse werden vom System maschinell ohne manuelle Tätigkeit des Einkaufs ausgeführt. Früher bestehende operative Prozesse des Einkaufs sind hierbei vollkommen eliminiert. Der Einkauf hat hierbei strategische Aufgaben, wie zum Beispiel die Auswahl und Bereitstellung des Systems, der strategischen Auswahl von Lieferanten und Verhandlung der Kataloge. Es gibt sowohl Systeme mit einem Katalog des Systemanbieters als auch Systeme, in die Punch-Out-Kataloge von beliebigen Lieferanten integriert werden können.
- E-Procurement: Elektronische Beschaffung (auch E-Procurement genannt) ist die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über ein elektronisches Medium wie zum Beispiel das Internet (einschließlich mobiler Apps). Es umfasst E-Sourcing und Desktop Purchasing.
- B2C: Business to Consumer, Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmern und Privatpersonen (Konsumenten), zum Beispiel eBay oder Amazon.
- B2B: Business to Business, Geschäftsbeziehung zwischen mindestens zwei Unternehmen.
- B2G/B2A: Business to Government, Business to Administration: Geschäftsbeziehung zwischen einem Unternehmen und Behörden.
- E-Commerce (elektronischer Handel): Verkauf von Waren oder Dienstleistungen (einschließlich Informationsprodukten) über ein elektronisches Medium wie zum Beispiel das Internet (einschließlich mobiler Apps). E-Commerce umfasst sowohl das elektronische Beschaffungswesen im B2B-Bereich als auch den elektronischen Einkauf von Produkten und Dienstleistungen auf B2C-Ebene. Außer dem Kauf und Verkauf umfasst der Begriff auch Funktionen wie Zusammenarbeit/Collaboration, Kundendienst und Marketing zwischen unterschiedlichen E-Commerce-Anbietern.
- E-Business: die integrierte Ausführung aller automatisierbaren Geschäftsprozesse eines Unternehmens über ein elektronisches Medium wie zum Beispiel das Internet (einschließlich mobiler Apps).
Die Meipor Consulting Group verfügt über langjährige Erfahrung und steht Ihnen für alle Fragen des E-Sourcing zur Verfügung.